Privacy Policy
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'Art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Ultima modifica: Gennaio 2026 - Versione 1.0
1. Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è Smiledoc S.r.l., con sede in Via Monte Circeo 12, 00015 Monterotondo (RM), Italia.
Email: privacy@geniusmile.com
2. Categorie di Dati Raccolti
GeniusHR raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati personali:
2.1 Dati di registrazione
- Nome e cognome
- Indirizzo email
- Password (crittografata)
- Nome dello studio/clinica
2.2 Dati dei dipendenti (inseriti dagli utenti)
- Dati anagrafici (nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita)
- Recapiti (email, telefono, indirizzo)
- Dati lavorativi (data assunzione, tipo contratto, livello CCNL, ruolo)
- Documenti caricati (contratti, certificati, attestati)
2.3 Dati di navigazione
- Indirizzo IP
- Browser e sistema operativo
- Pagine visitate e timestamp
- Cookie tecnici e analitici (previo consenso)
3. Finalita e Base Giuridica del Trattamento
3.1 Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR)
- Fornitura del servizio SaaS di gestione HR
- Gestione dell'account utente
- Fatturazione e pagamenti
- Assistenza clienti
3.2 Obblighi di legge (Art. 6.1.c GDPR)
- Adempimenti fiscali e contabili
- Risposta a richieste delle autorità
3.3 Legittimo interesse (Art. 6.1.f GDPR)
- Sicurezza e prevenzione frodi
- Miglioramento del servizio
- Analytics aggregate (anonimizzate)
3.4 Consenso (Art. 6.1.a GDPR)
- Cookie analitici e di marketing
- Comunicazioni promozionali
4. Destinatari dei Dati
I dati personali possono essere comunicati a:
- Stripe, Inc. - Elaborazione pagamenti (USA, Privacy Shield compliant)
- Aruba S.p.A. / Plesk - Hosting e infrastruttura (UE)
- Google LLC - Autenticazione OAuth (USA, SCC in vigore)
Non vendiamo né cediamo a terzi i dati personali degli utenti per finalità di marketing.
5. Trasferimento Extra-UE
Alcuni dei nostri fornitori di servizi hanno sede negli Stati Uniti. Il trasferimento dei dati avviene sulla base di:
- Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea
- Misure supplementari di sicurezza
6. Periodo di Conservazione
- Dati account: Per tutta la durata del rapporto contrattuale + 10 anni per obblighi fiscali
- Dati dipendenti: Secondo le retention policy configurate dal cliente (default: durata rapporto + 10 anni)
- Log di audit: 5 anni per compliance
- Cookie: Massimo 13 mesi
7. Diritti dell'Interessato
L'utente ha diritto di:
- Accesso - Ottenere conferma del trattamento e copia dei dati
- Rettifica - Correggere dati inesatti o incompleti
- Cancellazione - Richiedere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio")
- Limitazione - Limitare il trattamento in determinati casi
- Portabilità - Ricevere i dati in formato strutturato e leggibile
- Opposizione - Opporsi al trattamento per legittimo interesse
- Revoca del consenso - In qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente
Per esercitare questi diritti, contattare: privacy@geniusmile.com
8. Reclamo all'Autorità di Controllo
L'interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali:
9. Sicurezza dei Dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative per proteggere i dati:
- Crittografia TLS/SSL per i dati in transito
- Password hashate con bcrypt
- Autenticazione a due fattori disponibile
- Backup giornalieri crittografati
- Accesso basato su ruoli (RBAC)
- Audit log di tutte le operazioni
10. Modifiche alla Privacy Policy
Ci riserviamo di modificare questa informativa. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email e richiederanno nuova accettazione. La versione aggiornata è sempre disponibile su questa pagina.
Per qualsiasi domanda sulla privacy, contattare: privacy@geniusmile.com